Internet
10.01. Internetverantwoordelijke - Lions Office - Directory
Lions Office is zo opgebouwd dat de clubvoorzitter de ‘dirigent’ is: hij kent de gebruiksmogelijkheden maar treedt slechts op in geval van nood.
De clubsecretaris is de ‘eigenlijke verantwoordelijke’ voor de hogere echelons (D112A, MD en OB).
De clubpenningmeester is verantwoordelijk voor de financiën: opvolgen van de lidmaatschapsbijdragen aan Oak Brook en aan het D112A.
Er is een vierde bestuurslid voor Lions Office-zaken: de Internet-verantwoordelijke (clubwebmaster). Hij krijgt alle voor de club bestemde e-mails binnen en bepaalt aan wie ze moeten worden doorgestuurd. Hij zorgt zo voor het forwarden van de ‘Flash’ en andere elektronische documenten die bestemd zijn voor de club of de leden.
Hij beheert ook de applicatie ‘Clubweb’ van de club.
In verband met de directory is het MD112 sedert enige jaren van start gegaan met internet.
Alle Belgische Lions en alle clubverantwoordelijken kunnen dit instrument gebruiken.
Elke Lion kan via zijn persoonlijke login en paswoordcode:
- zijn persoonlijke gegevens wijzigen
- zijn persoonlijk paswoord wijzigen (verplicht te doen bij de eerste toegang)
- de lijst van Lionsleden raadplegen om informatie omtrent een lid te vinden
- de lijst van de Lionsclubs raadplegen om informatie omtrent een club te vinden
- leden opzoeken op naam en voornaam, op district of op club
De persoonlijke login en paswoorden werden in mei 2002 aan de (toenmalige) clubvoorzitter toegestuurd. Het behoorde tot zijn taak, of bij delegatie aan de secretaris, om deze gegevens te bezorgen.
Als een lid zijn gegevens (codes) kwijt is kan hij dit op twee manieren aanvragen:
- automatisch (op voorwaarde dat je eigen e-mailadres in je persoonlijke fiche van de database vermeld is) door te klikken op ‘paswoord vergeten?’. Als je e-mail (als oproeper) klopt met de gegevens van je persoonsfiche dan worden de codes via het systeem toegestuurd
- via een mailtje naar “secretariaat@lions.be” waarbij vraag om je codes. Vergeet niet je eigen naam en de naam van je club op te geven.
Nieuwe leden krijgen kort na hun aansluiting (dit is de taak van de clubsecretaris) door het MD hun login en paswoord toegestuurd op hun privé adres.
De verwerking van de aansluiting en het toesturen van het login en het paswoord wordt door het nationaal secretariaat gedaan.
Voorwaarde is de opgave van het nieuw lid correct gebeurde. Dat wil zeggen mét de opgave van een correct emailadres van het nieuwe lid.
Elke clubverantwoordelijke kan via zijn persoonlijke login en paswoord:
- alles doen wat een individueel lid kan doen
- de gegevens van alle leden van de club wijzigen (om die leden die het zelf niet kunnen of zelf niet willen doen te helpen)
- de clubgegevens aanpassen (plaats en datum van de vergaderingen, …)
- de nieuwe samenstelling van het bestuur (na de verkiezingen) meedelen
- de vroegere functies van leden binnen de club bijwerken (pastvoorzitter, …)
- het statuut van de leden aanpassen (priviliged, at large, …)
- de gegevens van een nieuw lid ingeven
- de transfer van een lid voorleggen
- de schrapping van een lid voorleggen (ontslag, uitsluiting, overlijden, …)
- toegangscodes van een clublid per e-mail laten opsturen
- lidmaatschap van familie opgeven
- clubactiviteiten in het agenda inbrengen
In iedere club zijn een beperkt aantal als clubverantwoordelijke aangeduid: de clubvoorzitter, de secretaris en de webverantwoordelijke.
Werkwijze
- opzoeken van de nationale Lions Website: www.lions.be
Dit is de nationale website van MD112 (in de toekomst is het voorzien dat dit het enige toegangspunt wordt, zowel door de nationale als voor de district websites).
- doorgaan naar de sectie ‘Lions Only’ (enkel toegang via je persoonlijke login en paswoord)
- de rest wijst zichzelf …
Je kunt ook starten vanaf de website van het district: www.:lions112a.be, met een link ben je zo bij ‘Lions Only’. Hetzelfde login en paswoord zijn hiervoor geldig.
Beveiliging
De toegang tot de speciale sectie Lions Office op de nationale website is beveiligd met een login code en een persoonlijk paswoord van elk geregistreerd lid. Er zullen regelmatig toegangscontroles gedaan worden en elke onregelmatigheid zal de opheffing van de toegangscode tot gevolg hebben.
Meer dan 90% van ongewenste internettoegangen is te wijten het feit van de gebruikers zelf die hun toegangscode aan derden geven of te gemakkelijk terug te vinden paswoorden gebruiken.
Ieder paswoord (bij de eerste connectie te kiezen en daarna naar wens te veranderen) zal tussen de 7 en de 20 numerieke of alfabetische karakters kunnen hebben.
Privacy
Alle Lionsgegevens werden steeds confidentieel behandeld. Zij verschijnen in het jaarlijks ledenboekje en worden uitsluitend gebruikt voor briefwisseling of adressering in direct verband met de Lions activiteiten (tijdschrift, uitnodigingen voor conventies, voor zone- en districtsactiviteiten).
Overeenkomstig de statuten zal elk Lionslid vermijden de gegevens van de leden voor commerciële doeleinden te gebruiken. Deze regel is bij uitbreiding eveneens geldig voor de directory op het internet.
10.02. Website – e.mail
Dat elektronische post intussen ook zijn intrede gedaan heeft binnen Lions kon U reeds vaststellen.
De vernieuwde website werd volledig uitgebouwd in overeenstemming met de op nationaal niveau gemaakte afspraken.
Deze zijn:
- de “web charter” (door de Gouverneursraad goedgekeurd) wordt gevolgd (zie de documentenbibliotheek op de website)
- elke website zal bestaan uit een ‘publiek’ deel en een ‘privaat’ deel
- de ‘publieke’ delen staan onder toezicht van de nationale commissie PR&Com die hiermee het imago en de perceptie van de Lions naar buiten toe wenst uniform te maken.
- leden en clubgegevens zijn enkel gedetailleerd terug te vinden in het ‘privaat’ deel van elke website
Om dit te verwezenlijken werden reeds verschillende fundamentele stappen gezet:
- onze (van D112A) ‘server’ werd ondergebracht in dezelfde ‘host server’ als het MD en de andere districten
- er werden interconnecties (ODBC-links) gelegd tussen alle websites en de informatie die voor iedereen geldt, alsook de centrale documentenbibliotheek komen uit dezelfde bron die aangevuld zal worden door ‘rubriek-editors’
- de leden- en clubgegevens worden uitsluitend door henzelf in beheer genomen in de ‘directory-on-line’. Hun gegevens worden aan de bron opgenomen en zonder verdere tussenkomsten, automatisch via de interconnecties aan alle website doorgegeven en zo ter beschikking gesteld van alle Lions
- alle gegevens voor het drukken van het ledenboek, de adressen voor het versturen van het tijdschrift e.d. worden uitsluitend uit het ‘directory-on-line’ genomen. Dit betekent een aanzienlijke kostenbesparing en een optimaal gebruik van de laatst bijgewerkte data.
Betreffende het e-mail systeem:
D112A beschikt over een mailserver, eveneens in hosting.
Hierin krijgt elke club een standaard emailadres (naam van de club in één woord, dan @/apenstaart en dan lions112a.be als achtervoegsel), waarbij de emailberichten automatisch worden doorgestuurd naar de respectievelijke clubwebmasters. Hun rol is de berichten te filteren en daarna door te sturen naar de clubleden die hiervoor in aanmerking komen.
Vermits wijzelf het beheer hebben over de gehuurde capaciteit van de mailserver, kunnen wij ook aparte ‘functie’ of ‘specifieke’ mailboxen openen ten dienste van de clubs of van de districtsverantwoordelijken.
Voor de adreslijst van de clubs: kijk op lions.112a.be>clubs>> en daar vind je wat je zoekt.
Wanneer je “www.lions.be” bezoekt, bij voorkeur als enige toegangspoort tot de Lions website, kun je rechtstreeks de informatie van het district 112A bereiken.
De informatie van D112A is eveneens te bereiken via www.lions112a.be. Het ‘Lions Only’-gedeelte kan geraadpleegd worden met dezelfde code als deze voor MD.
Bij veel informatie zijn er bovendien links naar andere sites, ook naar internationaal.
Gewoon doen !
Er is een zee van informatie beschikbaar.
Ook de bestaande publieke delen van de clubwebs zijn te zien via het adres: http://clubs.lions.be.
De functies van D112A blijven en de effectieve verantwoordelijken veranderen jaarlijks; dank zij de functieadressen moet je niet jaarlijks nieuwe emailadressen leren en invoegen.
Nu bestaand: gouverneur@lions112a.be voor de gouverneur van D112A
treasurer@lions112a.be voor de penningmeester van D112A
secretaris@lions112a.be voor de secretaris van D112A
flash@lions112a.be voor de verantwoordelijke van de flash
conventie@lions112a.be voor de conventie
(tijdelijk, enkel in de periode van een conventie)
webmaster@lions112a.be voor de webmaster
protocol@lions112a.be voor de protocolchef
en de lijst zal in de toekomst nog verder gaan …
Gelijkaardig wordt ook voor MD112 gewerkt.
Nu bestaand: cc@lions.be voor de council chairman
secgen@lions.be voor de secretaris generaal MD112
treasurer@lions.be voor de nationale penningmeester
webmaster@lions.be voor de webmaster MD112
editor@lions.be voor de hoofdredactie van ‘the Lion’
secretariaat@lions.be voor het kantoor van het nationaal secretariaat
info@lions.be voor algemene vragen
en de lijst zal ook hier nog verder gaan …
Dank zij de nieuwe impuls en met de hulp van de bevoegde Lions stevenen wij af op een betere en up-to-date communicatie. Het zal de vriendschapsbanden tussen al onze Lionsleden nog verbeteren voor zover zij de aangeboden middelen gebruiken met respect voor ieders privacy.
De webmaster D112A is Eugeen Matthijs, LC Denderleeuw Denderlions.
Hij is tevens webmaster van het MD.
U vindt hem op volgende adressen : webmaster@lions112a.be
Om informatie (voorstellen van activiteiten) door te sturen naar andere clubs kun je gemakkelijkshalve gebruik maken van de website.
Via ‘webmasters@lions112a.be’ (met een “s” voor de @) bereik je in één trek de webmasters van alle 52 clubs van het district. Met de eenvoudige vraag om de informatie door te sturen naar alle leden van de club bereik je alle leden van het district.
Let wel: het is niet de bedoeling om commerciële reclame via dit kanaal te versturen. Het hangt natuurlijk ook af van de clubwebmaster of de informatie effectief doorgaat …
10.03 Een eigen Club-website
Iedere Club kan gratis over een webruimte van maximaal 100 MB beschikken.
Zowel de ruimte als alle nodige programma’s om een Clubweb te maken en bij te houden zijn ter beschikking gesteld door het MD112 Belgium.
Iedere Clubweb moet aan de vestgestelde spelregels voldoen. Deze spelregels zijn te lezen op de nationale website www.lions.be in het gereserveerde deel “documenten bibliotheek” onder de titel :” Webcharter (reglement voor Clubwebs) - versie 2007 (pdf)”.
De directe link naar dit document is : http://www.lions.be/assets/pdf/WebcharterNEW_N.pdf.
Iedere Clubweb bestaat uit 2 delen : publiek en privaat.
Het privaat deel is uitsluitend voorbehouden aan de clubleden die hieraan toegang krijgen met dezelfde toegangscodes als voor de private delen van onze nationale website en deze van de 4 districten.
Het beheer van de clubwebsite is enkel voorbehouden aan de internetverantwoordelijke van de eigen club.
Deze kan bepaalde rubrieken ook toegankelijk maken voor andere clubleden die eveneens een functie binnen de club hebben. Zo zal bvb de clubsecretaris de mogelijkheid krijgen om de clubverslagen te downloaden in de privé rubriek « clubverslagen ».
Het geheel werkt onder CMS (content management system) software en dit wordt algemeen als uitzonderlijk gebruiksvriendelijk ervaren.
Momenteel bestaan volgende rubrieken:
a) in het publiek deel
club historiek, sociale werken van de club, agenda clubactiviteiten, 2 optionele rubrieken voor specifieke aankondigingen.
b) in het privé deel
verslag vergaderingen, financiële gegevens, agenda, verslag maandelijkse activiteiten, fotoalbum, diverse informaties en documenten.
Alle bestaande Clubwebs kunnen door iedereen (enkel het publiek deel) bezocht worden via het internetadres
- Wat moet u doen als je Club graag een Clubweb zou willen in gebruik nemen ?
Eerst en vooral de voorwaarden lezen waaraan de Clubweb moet voldoen. Deze zijn te vinden op : http://www.lions.be/assets/pdf/WebcharterNEW_N.pdf.
Indien het clubcomité akkoord gaat met de bepalingen van dit reglement, een clubwebaanvraag formulier downloaden op http://www.lions.be/assets/pdf/Clubwebs_AANVRAAG FORMULIER.pdf ; dit formulier invullen, ondertekenen en opsturen naar het nationaal secretariaat in Brussel.
- Wat gebeurt er nadien ?
De clubwebmaster ontvangt een e-mail (zijn functie en zijn e-mail adres moeten wel bekend zijn in de Lions-Office database) met de melding dat de clubweb geopend werd en toegankelijk is op een gegeven domeinnaam. (www.lions.be/ »clubnaam »).
Vanaf dit ogenblik kan de Clubwebmaster beginnen met het beheer en het invullen van de diverse vooraf bepaalde rubrieken.
Vorige pagina: De Clubsecretaris
Volgende pagina: De Penningmeester