Commissie van de effectieven
Binnen de club is de commissie van het effectief de enige commissie die ook door Oak Brook verplicht is.
- effectief = manschappen, het effectief van een leger is de aanwezige sterkte (Van Daele)
- effectif = nombre de combattants réels dans une unité (le Petit Robert)
De commissie van het effectief analyseert het verleden, zo observeert het heden en ze werkt aan de toekomst van de club.
Haar opdracht omvat drieërlei:
- formuleren van voorstellen om het vereist aantal leden in de club op peil te houden, dit zowel kwantitatief als kwalitatief
- constant motiveren van de leden
- goed integreren van nieuwe leden
Om adequate voorstellen tot ledenwerving uit te werken maakt de commissie van het effectief jaarlijks een doorlichting van de club: de gemiddelde leeftijd, de leeftijdscategorieën, beroepscategorieën, aantal actieve leden versus de andere leden, enz.
Aan de hand van deze gegevens kunnen kwalitatief goede nieuwe leden voor de club worden voorgesteld. Het is dan de taak van de aanvaardingscommissie om over de kwaliteit van de voorgestelde kandidaten te oordelen.
Wanneer een nieuw lid is aangenomen is het de taak van de peter, die het nieuwe lid heeft voorgesteld, niet beëindigd. Hij moet ervoor zorgen dat het nieuwe lid zich vlug thuis voelt in de club. Al te veel ontslagen van jonge leden zijn te wijten aan het feit dat dit niet gebeurt.
14.01. Samenstelling
De commissie van het effectief is samengesteld uit drie leden. Deze leden maken gedurende drie opeenvolgende jaren deel uit van deze commissie. Elk jaar wordt één nieuw lid gekozen en valt er een lid weg, dit volgens het hiernavolgend scenario:
- eerste jaar: het lid is gekozen (of aangeduid) voor de commissie
- tweede jaar: het lid wordt vice voorzitter
- derde jaar: de vice voorzitter wordt voorzitter en is tegelijk ook directeur en verantwoordelijke van het effectief van de club, hij maakt tevens deel uit van het clubbestuur
De termijn van drie jaar en het rotatiesysteem zorgen voor een goede voorbereiding van elke commissievoorzitter en verzekert de continuïteit van de commissie.
14.02. Taken
De Commissie van het Effectief heeft een voorname taak binnen de werking van de club, ook al is het gene uitvoerend comité. De doelstellingen van de commissie zijn gericht op aspecten die de ontwikkeling en het goed functioneren van de club tot doel hebben, met een voldoende effectief aan waardevolle leden.
Het zijn daarom ook lange termijn doelstellingen.
Algemeen kan men stellen dat de commissie zich bezig houdt met:
- de uitbreiding van het effectief = zorgen voor nieuwe leden
- de ontwikkeling en begeleiding van het effectief = motiveren van bestaande leden en integreren van nieuwe leden tot waardevolle Lionsleden
Dit is een continu proces dat noodzakelijk is om de club actief te houden en zodoende een sterk clubleven te verzekeren. De verantwoordelijkheden van de voorzitter en van de commissie zijn in grote trekken de volgende:
- opstellen van een effectievenbeleidsprogramma, in overleg met het bestuur
- zorgen dat er een vriendschappelijke sfeer heerst in de club
- maken dat alle leden betrokken zijn bij de werking van de club
- clubleden aanmoedigen om nieuwe waardevolle leden aan te brengen
- toezien dat de recrutering en aanwerving volgens de regels gebeuren
- nieuwe leden opvangen en begeleiden
- uittredingen vermijden, of in ieder geval beperken
- deelnemen aan initiatieven ingericht door de zone en het district
De groei en de bloei van de club, op een weloverwogen manier, is de uiteindelijke hoofdzorg van de commissie. De motivering van de clubleden en een goede selectie van nieuwe kandidaten zijn hiervoor de krachtlijnen.
14.03. Suggesties bij de taakverdeling binnen de commissie
Om tot een goed werkende commissie te komen is het belangrijk dat de drie leden elk een specifieke taak op zich nemen. Daarom hierbij als aanbeveling enkele suggesties van mogelijke praktische taken.
Eerste jaar: lid van de commissie
Hij houdt de aanwezigheidslijsten bij. Hij neemt contact op met de afwezigen en tracht uit te zoeken waarom zij niet deelnemen aan de vergaderingen en/of activiteiten ingericht door de club en deelt zijn bevindingen mee aan de commissievoorzitter. Hij zorgt voor de verslagen van de commissievergaderingen en helpt de voorzitter en de vice voorzitter bij het uitwerken van een effectievenbeleidsplan, meer bepaald de analyse en het profiel van de club (evolutie van ledenaantal, leeftijd, enz.).
Tweede jaar: vice voorzitter
Hij motiveert de leden om regelmatig deel te nemen aan de vergaderingen en aan de andere initiatieven van de club. Hij neemt deel aan de ontvangst van bezoekers aan de club en zorgt ervoor dat ze op gepaste wijze onthaald worden. Hij stelt het effectievenbeleidsrapport op in samenspraak met zijn voorzitter en het commissielid en maakt dat de commissie naar behoren functioneert.
Derde jaar: voorzitter
Hij gaat met zijn commissie na waar men de werking van de club kan verbeteren en geeft de nodige suggesties aan het clubbestuur, meer bepaald het effectievenbeleid. Hij waakt erover dat het clubleven kameraadschappelijk en harmonieus verloopt. Hij propageert het voorstellen van nieuwe en waardevolle kandidaat-leden en helpt de clubvoorzitter bij het introniseren van nieuwe leden. Hij houdt zich, samen met de peter, ook persoonlijk bezig met de ontwikkeling van de pas geïnstalleerde leden. Hij ziet erop toe dat verdienstelijke leden de eer krijgen waar zij recht op hebben. Hij zorgt voor een onderhoud met uittredende leden vooraleer zij de club verlaten.
14.04. Het effectievenbeleid
Doelstellingen
Kort samengevat bestaat het effectievenbeleid uit drie luiken:
- behouden van de leden binnen de club
- constant motiveren van de leden
- goed integreren van nieuwe Lionsleden
Deze drie doelstellingen zijn nauw aan elkaar verbonden en in de praktijk zal men zien dat de ene doelstelling niet zonder de andere te realiseren is. Het behoud van een kwalitatief en kwantitatief vereist aantal leden zal bijvoorbeeld niet mogelijk zijn zonder het aantrekken van nieuwe waardevolle leden.
Actoren in het effectievenbeleid
- de commissie van het effectief
Is verantwoordelijk voor het opstellen van het beleidsplan, het opstarten en de opvolging ervan. Ze speelt niet actief mee in de uitvoering ervan.
- het clubbestuur
Het continuïteitsbeleid van de club is een hoofdopdracht van het clubbestuur. Het bestuur is de initiator van alle activiteiten die gericht zijn op de betrokkenheid en de motivatie van de leden, met zijn commissies en bestuursverantwoordelijken.
- de aanvaardingscommissie
Waar de commissie van het effectief, samen met de club, de ideaalprofielen opstelt en de leden stimuleert tot werving van potentiële leden, is het aan de aanvaardingscommissie om te zien of voorgestelde kandidaten voldoen aan de vereisten van Lions, aan het gestelde clubprofiel en om de mogelijkheid tot aanvaarding door de bestaande leden na te gaan.
14.05. Gefaseerde opbouw van het effectievenbeleid
Het realiseren van een effectievenbeleid s een werk van lange adem waarbij soms nogal wat weerstanden kunnen optreden. De zelfgenoegzaamheid, ontwikkeld door het ontbreken van een toekomstbeeld is hiervan een voorbeeld.
Een commissie van het effectief die resultaten wil bereiken kan daarom best kiezen voor en gefaseerde aanpak die er in grote lijnen als volgt kan uitzien.
Diagnostiek
Rationele kijk op het verleden, het heden en de toekomst van de club.
Analyse van de evolutie van de club, oorzaken van ledenvermindering, projectie van de gemiddelde leeftijd, aanwezige beroepsgebieden, sterke en zwakke kanten.
Spiegelbeeld
Het beeld van de diagnostiek wordt voorgehouden aan de club en resulteert in een kernvraag die daarbij moet gesteld worden: wie zijn wij? waar staan wij nu? hoe zien wij de toekomst van de club?
Het spiegelbeeld dient om de clubleden wakker te schudden.
Perspectief
Aan de boom schudden is niet voldoende. De commissie van het effectief moet aan de clubleden een realistisch en concreet ideaal voorhouden en de medewerking van alle leden trachten te verkrijgen om dit ideaalbeeld te realiseren. Daartoe legt de commissie, in samenwerking met het clubbestuur, een actieplan voor.
Uitvoering
Samen met het clubbestuur is het de rol van de commissie ervoor te zorgen dat het voorgenomen actieplan gerealiseerd wordt. ‘Doen doen’ en ‘doen veranderen’ is de boodschap.
Opvolging
De opvolging van het plan is een taak van het bestuur. De commissie van het effectief kijkt over de schouder mee en geeft, waar nodig, suggestie voor bijsturing. Regelmatige informatie aan de leden over de evolutie van het plan is essentieel voor het uiteindelijk welslagen.
Vorige pagina: Soorten leden
Volgende pagina: Ledenwerking