De protocolchef
12.01 Algemeen
Per definitie is het protocol het geheel van regels van beleefdheid, courtoisie en savoir-vivre.
Ze ontstaan quasi spontaan samen met de groepsvorming en worden dan in de loop der jaren verder uitgebouwd.
De protocolchef is verantwoordelijk voor het ceremonieel en voor de goede gang van zaken bij de clubactiviteiten. Hij staat in voor het onthaal en het welzijn van de gasten.
Hij is dus de intendant, ceremoniemeester, de bewaker van de clubtradities, en de verantwoordelijke van het clubmateriaal. In sommige clubs is hij bovendien ook de verantwoordelijke voor de animatie.
Hij is, op zijn domein, de rechterhand van de voorzitter en waakt er op dat de vergadering aangenaam, waardig, constructief en gediversifieerd verlopen. Hij is dus bij voorrang op de hoogte van de interne regelingen en afspraken alsook van de eigen clubtradities, hij zorgt voor toepassing ervan tijdens de vergaderingen en waakt er op dat alle leden deze regels kennen.
Wanneer de secretaris de kabinetschef van de voorzitter is, dan is de protocolchef zijn ‘aide de camp’.
Waarom?
Eenieder, ongeacht Lion of buitenstaander, verwacht het en verdient het om het beste voor te hebben.
Lionsvrienden, personaliteiten, bezoekers, gastsprekers op bezoek bij de club moeten met de nodige egards ontvangen worden zodat zij zich tijdens hun bezoek thuis voelen. Ze moeten nadien een goede souvenir hebben aan hun bezoek. Dit veronderstelt organisatie en voorbereiding, geen improvisatie.
De regel is eenvoudig: behandel de anderen zoals je graag elf zou behandeld worden.
Protocol is nodig, maar mag niet belastend zijn. Het best geslaagd is het wanneer men de toepassing ervan niet gewaar wordt. Dus best geen toepassing omwille van het bestaan van de regelgeving. Protocol waarborgt orde en methodiek: alles verloopt vlot wanneer iedereen weet wat hij op het juiste moment moet doen.
Men moet uiteraard niet overdrijven. In eerste instantie geldt de traditie van de club, maar in bepaalde gevallen of voor sommige gelegenheden mag er aan gesleuteld worden.
Waarvoor staat hij in
- als intendant, bij de voorbereiding (commissiewerking)
- de protocolchef kan betrokken worden bij het opmaken (juist en volledig) en verzenden (niemand vergeten, juiste titels gebruikt, …) van de uitnodigingen
- inrichting van de locatie: vlaggen, fanions, materiaal (micro, projectie, …), testen ervan voor de aanvang
- tafelschikking
- aankoop geschenken
- bij het onthaal: de gasten verwelkomen (vermijden dat iemand aan zijn lot overgelaten wordt), voorstellen aan de voorzitter, voorstellen aan de andere leden, er voor zorgen dat er hen niets tekort komt
- bij het begin van de maaltijd: voorlezen van het menu (en wijnen), desgevallend voorzien van enige uitkeg (of commentaar)
- tijdens de vergadering (afhankelijk van de clubgewoontes): zorgt (samen met de boetemeester) voor de ‘welvoeglijkheid’, hanteert hamer en bel, ziet toe op het goede verloop van de maaltijd (opdienen of afdienen tijdens een spreekbeurt, …)
Speciale gelegenheden en bijeenkomst waarbij een zeker protocol aangewezen is:
- machtsoverdracht
- aanvaarding van een nieuw lid
12.02. Protocollijsten en afspraken
Binnen Lions International werd een protocollijst, op basis van de functies, opgemaakt.
De lijsten zijn beschikbaar op de website, te vinden in het gedeelte ‘Lions only’ onder het hoofdstuk ‘documenten en materialen’.
De werkwijze is dezelfde zoals uiteengezet in het hoofdstukje over de secretaris.
Op clubvlak is er evenwel weinig contact met internationale vertegenwoordigers zodat er in verband hiermee verwezen wordt naar de lijst die te vinden is op de website.
Bovendien zal er in geval er een buitenlandse gast een officieel bezoek brengt aan een individuele club steeds ondersteuning vanwege het MD zijn.
Omtrent de benaming: sedert enige jaren werd op basis van de gelijke behandeling van geslachten overal de benaming ‘…man’ vervangen door ‘…person’. Een verantwoordelijke, vroeger chairman, is als gevolg hiervan een chairperson geworden.
Binnen het MD geldt volgende orde van voorrang:
- de Council Chairperson (CC)
- de International Directors (ID), in alfabetische volgorde (naam, desgevallend voornaam)
- de Past International Directors (PID), volgens anciënniteit, daarna in alfabetische volgrode
- de Gouverneurs (in functie) (DG)
- de Immediate Past Council Chairman (IPCC)
- de Past Council Chairpersons (PCC), in volgorde van anciënniteit (de meest recentste eerst)
- de Vice-Gouverneurs (in functie) (VG)
- de Past Gouverneurs (PG), in volgorde van anciënniteit (de meest recentste eerst)
- de Secretaris Generaal
- de Penningmeester
- de Adjunct Algemene Secretaris
- de Voorzitters van de Commissies en Werkgroepen
- de Commissarissen
Binnen éénzelfde categorie of rang geldt de voorrang van de lokaliteit (d.i. het district/plaats waar de activiteit doorgaat) en daarna de anciënniteit.
Binnen D112A geldt volgende orde van voorrang:
- de Gouverneur (DG)
- de Council Chairperson (CC)
- de International Director (ID)
- de Past International Directors (PID)
- de Past Council Chairpersons (PCC)
- de Immediate Past Gouverneur (IPDG)
- de Vice-Gouverneurs (VG)
- de Past Gouverneurs (PDG)
- de Secretaris van het District
- de Penningmeester van het District
- de Gewestvoorzitters
- de Zonevoorzitters
- de Voorzitters van de Commissies en Werkgroepen
- de Clubvoorzitters
Voor een vergadering in de club geldt dat, ongeacht de mogelijke functies van de bezoekers, de eigen clubvoorzitter de vergadering leidt. Hij speelt immers thuis en hij is de centrale figuur.
Enkel de voorzitter verwelkomt officieel alle bezoekers in opklimmende volgorde en met vermelding van hun functie. Als de partners aanwezig zijn dan worden zij samen voorgesteld, tenzij beiden een officiële functie hebben.
In geval iemand verschillende titels (omwille van diverse functies) voert, dan wordt hij/zij (zuiver protocolair gezien) aangesproken met de hoogste titel.
Het feit Melvin Jones Fellow (MJF) te zijn primeert niet op een functie. Ieder Lionslid, ongeacht zijn rang of functie, kan de titel (progressieve) MJF dragen. Het is uiteraard wel aanbevolen bij officiële aangelegenheden de titel te vermelden. Desgevallend kunnen alle Fellows globaal verwelkomd worden.
Niet-Lions bezoekers worden verwelkomd volgens de plaatselijke gangbare gebruiken.
De voorzitter zit centraal aan de eretafel. Aan zijn rechterhand zit, volgens de volgorde van de lijst, de belangrijkste gast. Aan zijn linkerhand zit de tweede belangrijkste gast. Als een niet-Lions de gastspreker is dan zit deze aan de rechterhand van de voorzitter en schuiven alle anderen een rang op.
Als er zeer veel bezoekers zijn kunnen er verschillende eretafels zijn. Ook aan die tafels wordt het protocol gerespecteerd. De tafelvoorzitter kan hier bijvoorbeeld de eerste vice-voorzitter zijn. Hierbij dient er gelet te worden dat Lions van gelijke rang, zo mogelijk, aan eenzelfde tafel zitten.
12.03. Protocol bij het bezoek van de gouverneur
Zie blz. 16
12.04. Protocol bij het overlijden (van een clublid)
Bij het overlijden van een Lionsvriend staan we voor vele vragen: over de afgestorvene, zijn familie, zijn inzet voor de gemeenschap, zijn inzet voor de club.
Ook praktische vragen hoe het afscheid zal verlopen.
Iedere club handelt volgens eigen initiatief en gewoontes.
Bij overlijden van een clublid is het maar normaal dat alle leden van de club worden verwittigd.
Het is echter belangrijk dat ook het district onverwijld op de hoogte wordt gebracht. De gouverneur en zijn kabinetsleden houden er aan om in de mate van het mogelijke aanwezig te kunnen zijn op de uitvaart, minstens hun medeleven te kunnen betuigen met de familie en de club.
De clubsecretaris zendt dan ook dringend een bericht aan de gouverneur, de secretaris generaal (van het district) en de protocolchef (van het district) met de praktische richtlijnen betreffende de uitvaart. Desgevallend ook aan de zonevoorzitter en de gewestvoorzitter.
De protocolchef zorgt per kerende voor de kennisgeving aan alle kabinetsleden. Het district zorgt voor een bloemstuk.
Vergeet ook niet een ‘In Memoriam’ te sturen naar het tijdschrift “The Lion” en de “Flash”, samen met een (elektronische) foto van de overledene.
Michel Vandemoortele, protocolchef van D112A, heeft een document in verband met het protocol opgemaakt en dit is beschikbaar op de website.
Coördinaten:
adres : Parklaan 12 – 8210 Loppem
tel : 050/84.15.01 - 0475/56.57.13
fax : 050/34.72.69
e.mail : protocol@lions112a.be
Vorige pagina: De Penningmeester
Volgende pagina: Soorten leden