De Clubsecretaris
De functie van clubsecretaris is heel belangrijk en brengt heel wat verantwoordelijkheid met zich mee.
De clubsecretaris is de band tussen het bestuur en de leden.
Daarom is een uitstekende verstandhouding en werking tussen enerzijds de secretaris en de voorzitter, en anderzijds de secretaris en de penningmeester van kapitaal belang.
De clubsecretaris is eveneens een belangrijke schakel tussen de club en de hogere structuren: het district, het multiple district, Lions International. Deze structuren kunnen maar optimaal functioneren als alle clubsecretarissen hun taak stipt en correct vervullen. Wanneer hij zijn werk goed doet kan de clubsecretaris het werk van de secretaris en de penningmeester van het district heel wat lichter maken.
Voor de goede werking is het aanbevolen die functie voor meer dan één jaar te aanvaarden. U moet beschikken over een minimum aan uitrusting. Werk georganiseerd, precies, neutraal en toegewijd. Wanneer U de functie overdraagt aan een opvolger, doe het dan grondig, geef veel informatie, én … blijf ook nadien nog beschikbaar.
Sommige clubs werken met een inloopperiode en hebben (al dan niet tijdelijk) een adjunct secretaris.
U hebt zeker een invloed op de sfeer van solidariteit en samenhang die heerst bij de clubleden.
De secretaris moet de verslagen van de clubactiviteiten bijhouden en bijwerken en moet de verbinding maken tussen de club en de internationale zetel.
Specifieke verantwoordelijkheden zijn
- maandelijkse verslagen (RME) naar het internationaal bureau (kan voor ons district enkel nog via elektronische weg)
- andere verslagen naar het internationaal bureau (hieraan wordt gewerkt om dit ook enkel via de elektronische weg mogelijk te maken)
- verslaggeving naar de leden, naar de zone, het district en de gouverneur
- deelname aan de zonevergaderingen
- zich vergewissen van het instandhouden van de archieven van de club, met inbegrip van de notulen van de maand- en clubvergaderingen, aanwezigheidslijsten, ledenlijsten, samenstelling van commissies (sommige clubs werken met een afzonderlijke archivaris die dan een deel van deze taak ter harte neemt)
- bestellen van kentekens en andere Lions ’attributen’: de secretaris krijgt jaarlijks op zijn thuisadres een officiële Lions catalogus toegestuurd
- andere functies zoals bepaald door de eigen club, soms afhankelijk van de voorzitter in functie: het is daarom belangrijk dat secretaris en voorzitter hieromtrent bij het begin (of ter voorbereiding) van een mandaat overleg plegen
Een secretaris kan terugvallen op hele wat informatie, het meeste is via internet te raadplegen:
- (officiële) handleiding van de secretaris (voorliggende tekst is hiervan een résumé)
- internationaal jaarboek
- internationale constitutie en statuten
- statuten en reglementen van de club, van het district en het multiple district
Er wordt door Oak Brook jaarlijks een map (omslag) met allerhande documenten ter beschikking gesteld van de ‘inkomende’ secretaris. Deze informatie wordt (normaliter) door de gouverneur via de zonevoorzitter en de (vertrekkende) clubvoorzitter verspreid.
Dat is sedert het afschaffen van de papieren RME echter niet meer het geval.
Oak Brook heeft ook tal van ‘geijkte’ formulieren ter ondersteuning van de clubwerking (lijst van uitgaven, register van genodigden, fiches van regelmatige aanwezigheid, uitnodigingskaarten, staat van dienst, …).
Het staat de club en de secretaris vrij hiervan gebruik te maken. Let wel: deze documenten moeten besteld (en dus betaald) worden.
Het meest praktische ter voorbereiding van uw mandaat is het bijwonen van een informatievergadering.
U kunt bij problemen of moeilijkheden ook informeren bij uw voorganger of bij een meer ervaren collega in een andere club. Onderlinge contacten n.a.v. zonevergaderingen zijn daartoe zeer interessant.
9.01. Het ‘Rapport Mensuel d’Effectif’ (RME)
Dit ‘rapport mensuel d’effectif’ vervangt het vroegere (gelijkaardige) ‘rapport d’effectif et d’activités’. Het is een zeer belangrijk document voor het goed administratief functioneren van het Lionisme, niet alleen in het district en het multiple district, maar ook én vooral internationaal. Oak Brook houdt er heel sterk aan maandelijks op de hoogte te worden gehouden over de evolutie van de club.
Het RME wordt enkel via elektronische weg ingevuld.
De vroegere papieren RME’s zijn binnen MD112 definitief naar de prullenmand verwezen. Op briefwisseling dienaangaande vanwege Oak Brook moet niet geantwoord worden. Het volstaat dat je tijdig het RME elektronisch bevestigt. MD112 zorgt automatisch en tijdig voor de verzending van de gegevens naar Oak Brook.
Tijdig wil zeggen: voor middernacht van de laatste dag van de maand.
De secretaris kan als clubverantwoordelijke, net als de voorzitter, de penningmeester en de webmaster/ internetverantwoordelijke, met zijn persoonlijk login en paswoord via het internet dit document opvragen en invullen.
Als er zich geen wijzigingen in het ledenbestand voordoen vraagt dit minder dan een minuut per maand. Als er voor een bepaalde maand wijzigingen zijn duurt het amper een paar minuutjes langer.
Er dient iedere maand een rapport verstuurd te worden (= dus 12 per jaar), dus ook als er in de loop van de voorbije maand (bvb. tijdens de verlofperiode) geen vergadering plaats had.
U hebt de tijd tussen de eerste en de laatste dag van de maand om dit rapport in te vullen en te verzenden.
Werkwijze:
- kies www.lions.be of www.lions112a.be
- kies uw taalkeuze (Nederlands lijkt ons het gemakkelijkst)
- uit de diverse mogelijkheden (voorstelling, programma’s, structuur Belgium, agenda, inlichtingen) kiest U rechts ‘Lions Only’
- enkel met uw USER name (login) en persoonlijke code (paswoord) kunt U verder
- maak uw keuze uit ‘je wenst te raadplegen’ en kies ‘directory on-line’ en ga verder volgens keuze of noodzaak
- als clubverantwoordelijke hebt U een ganse reeks mogelijkheden
- clubbestuur ingeven of wijzigen
- wijzigen van het informatief gedeelte van de club (gegevens over vergaderingen, lokaal, …)
- wijzigen van de gegevens van de (andere) leden van de eigen club
- functies en titels van clubleden verbeteren of toevoegen
- een nieuw lid voorstellen
- voorstel tot uittreden van een lid
- voorstel voor transfer naar een andere club
- toegangscodes van een clublid per e-mail laten opsturen
- lidmaatschap van familie opgeven
- clubactiviteiten in het agenda inbrengen
inzake het RME
- valideren van het maandelijkse RME bevestigen
- moet iedere maand gebeuren, of er nu wijzigingen gebeurden of niet
- als je een afdruk wenst moet je eerst ‘print’ indrukken alvorens te verzenden
- maandrapporten visualiseren
- RME’s bekijken zoals ze door MD112 aan Oak Brook verzonden werden
en tenslotte ook downloaden van MD Excel bestanden
- als individueel lid hebt je ook een aantal mogelijkheden
- persoonlijke gegevens wijzigen (naam, adres, telefoon, …)
- paswoord wijzigen
- lijst van de Lionsleden raadplegen, om informatie over een lid te vinden (individueel of per club)
- lijst van de clubs raadplegen om een informatie over een club en zijn bestuursleden te vinden
- de lijst van de functies van MD112 of de districten ABCD te raadplegen
- lijsten voorzitters, secretarissen of penningmeesters van de clubs raadplegen
- lijsten nieuwe leden, overleden leden, ontslagnemende leden of uitgesloten leden raadplegen
- het ledenboekje in zijn gedrukte versie bekijken, met de data van je eigen club of met clubkeuze raadplegen
- ledenboekje met clubbesturen van alle clubs op het scherm bekijken of afdrukken in WordA5-formaat
- toekomstige ‘publieke’ activiteiten uit het agenda van de clubs raadplegen
Voor het ingeven van een nieuw lid (dat gebeurt afzonderlijk van de validering van het RME) wacht je bij voorkeur niet tot de laatste dag van de maand.
Werkwijze
Kies voor ‘een nieuw lid voorstellen’ in het directory on-line en vul alle gevraagde gegevens aan.
Het lidnummer van de peter (bedoeld wordt het nummer van Oak Brook) vind je bij de persoonlijke gegevens van ieder Lionslid.
De opgave van het nieuwe lid wordt binnen de 2 werkdagen verwerkt door het nationaal secretariaat.
Bij het valideren van het RME Voor de lopende maand zal hiermede reeds rekening gehouden zijn.
Aan de hand van de ingebrachte clubgegevens en individuele gegevens wordt het directory samengesteld.
De limietdatum is half juni 2009, om middernacht.
Op basis van de dan gekende gegevens wordt de papieren versie van het directory aangemaakt.
De elektronische directory wordt evenwel permanent geactualiseerd, de papieren versie blijft een momentopname.
Betreffende de persoonlijke gegevens en de samenstelling van het directory: ieder Lionslid heeft zijn individueel login en paswoord en kan zijn eigen gegevens aanpassen. De secretaris kan deze taak overnemen en dit bijhouden en/of aanpassen voor die leden die geen toegang tot het internet hebben.
Let op: zolang er geen aanpassingen gebeuren blijft alles behouden zoals thans bestaand.
Het belangrijkste punt in dit verband is je eigen correct emailadres.
9.02. Verslag van de Clubvergaderingen
Het is duidelijk dat iedere secretaris (desgevallend de clubverslaggever) zijn eigen stijl heeft en het is maar goed ook. Een goed verslag is vlot leesbaar en moet objectief blijven. Het hoeft niet al te uitgebreid zijn maar aan een al te bondig verslag heeft ook niemand iets.
Vermeldt het aantal aanwezigen, bij voorkeur met een naamlijst, ook de namen van de verontschuldigden, eventueel die van de afwezigen. Het verdient de voorkeur de namen voluit te vermelden, t.t.z. voornaam en naam, zoniet wordt het nogal cryptisch voor niet clubleden.
De samenstelling van het menu en de dranken zijn in feite van ondergeschikt belang.
Breng wel verslag uit van de voorbije activiteiten, vooral van de sociale activiteiten.
Aanbevolen is een agenda van de komende clubactiviteiten en van de geplande gastsprekers.
U stuurt een exemplaar van het verslag naar alle leden. De club beslist er over of dit elektronisch kan gebeuren.
Stuur (mail) eveneens een exemplaar naar de Gouverneur, naar de Vice-Gouverneurs, naar de (eigen) Gewestvoorzitter en naar de (eigen) Zonevoorzitter. De emailadressen zijn gemakkelijk te vinden op de website.
Zo blijven zij op de hoogte van het reilen en zeilen van de club en kunnen zij, zo nodig, hun agenda’s ernaar regelen.
Er moet geen verslag naar het multiple district of naar het districtssecretariaat verstuurd worden.
9.03. Het P.U.-formulier (PU-101)
Het P.U. formulier wordt gebruik om aan het district (en aan Oak Brook) de samenstelling van het nieuwe clubbestuur mede te delen. Dit formulier wordt door Oak Brook jaarlijks rechtstreeks aan de secretaris in functie verstuurd (in het begin van het kalenderjaar).
Het papieren exemplaar werd binnen MD112 eveneens naar de prullenmand verwezen.
Met de elektronische aangifte van het nieuw clubbestuur hebt U aan uw verplichtingen voldaan.
Het MD112 zorgt er voor dat de gegevens juist en tijdig in Oak Brook terecht komen. Uzelf moet dus niets naar Oak Brook versturen.
Volledigheidshalve worden volgende (8) functies gevraagd: voorzitter (chairman), eerste vice-voorzitter (1st vice-chairman), penningmeester (treasurer), secretaris (secretary), webmaster/internetverantwoordelijke (internet), voorzitter van de commissie van het effectief (membership), protocolchef (protocole) en desgevallend ook de contactpersoon met de Leo’s (Leo Guide).
De werkwijze is gelijkaardig als deze voor het invullen van het RME.
Er wordt een limietdatum vooropgesteld: halfweg mei. Dat moet mogelijk zijn aangezien de verkiezingen binnen de clubs gebeuren in maart of april.
Het zijn enkel de eigen clubverantwoordelijken die deze informatie kunnen opgeven.
9.04. Het activiteiten-rapport (form A-1)
Momenteel is dit een jaarlijks document waarin de voorzitter (of bij delegatie zijn secretaris) kort verslag geeft (in feite een opsomming) van de activiteiten in de loop van het voorbije jaar.
Het betreft de opgave van de activiteiten (projecten), met de daaraan bestede bedragen (in euro) en het aantal uren benevolaat.
Dit document is enkel invulbaar via de applicatie ‘Clubweb’.
Elke club die een eigen clubweb heeft kan hierin het maandelijks elektronische activiteitenrapport invullen, bijwerken, raadplegen.
Omdat Oak Brook momenteel enkele problemen heeft met het verwerken van deze elektronische verslagen worden ze bijgehouden in de MD112-database om ze dan eerst lokaal te verwerken alvorens ze naar Oak Brook door te sturen. Dat laatste wordt ook door het MD112 overgenomen.
Voorlopig niet panikeren en gewoon afwachten.
9.05. Andere taken
Wie dacht dat de secretaris met het bovenstaande zijn volledige taak kent is mis.
Andere taken zijn:
- bijhouden van statistieken over de leden
aanwezigheden op eigen vergaderingen, eventuele compensaties (interclubbezoeken, bestuursvergaderingen en/of commissievergaderingen, zonevergaderingen of kabinetsvergaderingen, conventies, Forum, internationale bezoeken, …)
- verslagen van bestuursvergaderingen
- verslagen van commissievergaderingen
- aanwezig zijn op de zonevergadering (samen met de clubvoorzitter)
- algemene administratie: briefwisseling, ledenlijsten, …
- uitnodigingen versturen
- documentatie of informatie vanwege district, gewest, zone, andere clubs, ... verspreiden
- opmaken en uitdelen van lidkaarten
- aanvragen doen voor beloningen (100 % voorzitter, …)
- aanvragen doen voor life membership
- archivering
- invullen en toesturen van het registratieformulier voor deelname (stemrecht) op de Internationale Conventie (in geval een lid van uw club daar aanwezig is)
- ….
U staat versteld waarvoor een club allemaal zijn secretaris gebruikt …
Weet evenwel dat een aantal clubs met een adjunct-secretaris werken, aan wie een deel van de taken overgelaten worden of waar bepaalde functies aan andere leden toegewezen wordt (de protocolchef, de archivaris, …).
Een adjunct is zeker nuttig in geval dit jaar uw laatste functiejaar als secretaris is en de adjunct u volgend jaar zal opvolgen …
9.06. Supply materiaal
Materialen, zoals speldjes, awards, bellen, voorzittershamer, … zijn niet meer beschikbaar op het secretariaat van D112A, noch van MD112. Het district heeft daarvan geen voorraad aangelegd.
Sommige clubs hebben hiervan een activiteit gemaakt.
In het tijdschrift ‘the Lion’ werden de namen van de contactpersonen vermeld.
Voor specifieke vragen dienaangaande kun je ook bij de districtssecretaris terecht.
Normaal worden de materialen rechtstreeks bij Oak Brook besteld.
Deze materialen worden voorgesteld in de ‘Official Supplies Catalog’ (met prijsopgave in US $). Deze cataloog (met in bijlage een vertaalde résumé in de officiële taal van de groep waarbij de club ingedeeld werd) wordt jaarlijks door Oak Brook aan de clubsecretaris toegestuurd.
Bestellingen gebeuren rechtstreeks in Oak Brook met het daartoe geëigende formulier (formulier M74). Dergelijk formulier is beschikbaar in de map van de secretaris en op de website van het district.
Je kunt natuurlijk ook reeds via de website bestellen in Oak Brook.
Bij een elektronische bestelling wordt gevraagd naar het nummer van de club (zes cijfers, te vinden in het directory, maar ook gekend door uw penningmeester) en het nummer van het district (dit is 4105 voor alle clubs van D112A).
U moet rekening houden met een levertijd van circa drie weken. Voor de bestelling krijgt de penningmeester een factuur, verrekenend aan de ‘eigen’ Lions wisselkoers (deze is lichtjes anders dan de officiële koers US-dollar versus Euro) en met de transportkosten.
Coördinaten
adres : The International Association of Lions Clubs
Club Supplies Division
300 W 22nd Street
Oak Brook, Illinois 60523-8842, USA
telefoon : 00-1-630/751-5466 (tijdens kantooruren)
permanentie : maandag tot vrijdag, van 08u00 tot 16u30 (lokale tijd, CST)
fax : 00-1-630/751-0964 (24 uur per dag)
e.mail : clubsupplies@lionsclubs.org
De gemakkelijkste manier is het downloaden van het document, dan invullen en faxen (zie ook hiervoor).
Vorige pagina: De Clubvoorzitter
Volgende pagina: Internet